×
×

Vi søger en erfaren chefsekretær, der elsker at tale med mennesker

I Lungehuset er der kort fra tanke til handling. Huset syder og bobler, fordi vi brænder for at hjælpe de mennesker, vi er til for – hvad enten det er en direkte henvendelse fra ét medlem eller et projekt, der sigter på at hjælpe de mange, der lever med en lungesygdom tæt inde på livet. Vi søger derfor en erfaren, effektiv og serviceminded chefsekretær, der stortrives med varierende arbejdsopgaver, og som naturligt er omdrejningspunkt for et velfungerende hus. Kunne det være dig?

Som chefsekretær bliver du en vigtig del af administrationsteamet, såvel som hele huset. Vi hjælper alle hinanden og har en god, humoristisk omgangstone, hvor vi gør vores bedste for at tingene lykkes på et højt niveau.

Du er vant til at tænke et par skridt frem, så vi kan agere på forkant og være klar til de opgaver, dagen bringer. Og så er du god til at se og fange de gode, nye ideer, så vi kan tænke nyt og gøre tingene mest hensigtsmæssigt og bedst for vores medlemmer. Trivsel i huset afhænger i høj grad af, at ”det daglige maskineri” bare fungerer. Det kan være alt fra, at materialet til direktørens næste møde er printet i god tid, at personaleseminaret er booket og planlagt, at der er skrevet et referat eller læst korrektur på årets vigtigste invitation, til at vi aldrig løber tør for kuverter.

Vi er der for vores medlemmer. Du vil derfor også indgå i det team, der har ansvaret for, at medlemmerne oplever god omsorg, service og rådgivning, uanset hvilke spørgsmål de har brug for at få besvaret. Du har derfor en god fornemmelse for service, hvor imødekommenhed og empati er nøgleord, og du skal kunne bruge de it-værktøjer, der gør det muligt at holde styr på alle medlemmer og støtter.

Du er en haj til MS-Office og kan fx hurtigt eksportere Excel-data fra MS CRM, når der skal udsendes invitationer eller medlemsbreve.

 

Stillingen vil være fordelt på:

  • Generelle administrative opgaver (ca. 40%)
  • Medlemsservice (ca. 30%)
  • Betjening af huset
  • Andre projektassistentopgaver

 

 Vi tilbyder dig et job, hvor du får til opgave at:

  • være chefsekretær for direktør og ledelsen (med omhu og ærekærhed håndtere fortrolige oplysninger, holde styr på direktørens kalender, lave aftaler, bistå med at finde relevant materiale til mødeforberedelse, referatskrivning, korrekturlæsning osv.)
  • bistå ved HR-opgaver
  • bistå administrationschefen i arvesager
  • bistå administrationschefen med intern it-support i din funktion som superbruger
  • være med til at betjene huset (mødeforplejning, personalepleje, lagerstyring og andre ad hoc serviceopgaver)
  • koordinere studenter, der står for indkøb, pakkeopgaver og lageret, og holde dem engageret og motiveret
  • supportere projektlederne med diverse administrative opgaver (fx invitationer, tilmeldingslister)

 

Vi forventer, at du:

  • har en relevant (kontor)uddannelse og trækker på solid erhvervserfaring inden for området
  • kan MS CRM på brugerniveau, så du kan håndtere medlemshenvendelser, mens du har dem i røret
  • kan MS Office (særligt Word, Outlook, PowerPoint) på superbrugerniveau og Excel på brugerniveau, så du let kan flette breve/e-mails til mange, bistå med Word-skabeloner og hjælpe kolleger

 

Hvem er du:

Du er serviceminded med stort S og kan tale på en måde, så man med det samme mærker din empati. Du er nysgerrig af natur og kan ikke lade være med at spørge: ”Hvorfor gør vi sådan?” Når du læser en tekst, ser du slåfejl og det komma, der mangler. Du har personlig gennemslagskraft og er god til at samarbejde med og hjælpe kolleger.

 

Hvor og hvornår?

Lungeforeningen er beliggende centralt på Østerbro.

Stillingen er på 37 t/ugentligt, inkl. frokost, med tiltrædelse hurtigst muligt.

Ansøgningsfrist: 24. oktober 2018, kl. 12.00. Vi behandler dog ansøgningerne løbende og indkalder eventuelt relevante kandidater til samtale inden ansøgningsfristens udløb.

Ansøgningen skal sendes på mail til administrationschef Matilde Rømer på mr@lunge.dk. Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte Matilde på tlf. 38 76 00 31 eller 61 71 18 56.

 

Om Lungesagen

Lungeområdet står over for mange store udfordringer. Et stort antal mennesker har en lungelidelse, både børn og voksne, men ingen diagnose. Der mangler sammenhæng i behandlingen af de over 600.000 mennesker med lungesygdomme i Danmark, og der uddeles alt for få midler til lungeforskning.

På baggrund af bl.a. disse udfordringer, og en ambitiøs strategi om at skabe en stærk og bæredygtig forening på lungeområdet, som skal finansiere vores arbejde inden for forebyggelse, forsknings og patientstøtte, er medlemsservice afgørende for, at vi lykkes.

 

Vi arbejder med lungesagen som:

  • Lungeforeningen
  • Børnelungefonden
  • Danmarks Lungeforenings Fond


Læs mere om Lungeforeningen
 

Lungeforeningens vision:
Det nyfødte barns første selvstændige handling er at trække vejret. Og når vi en dag holder op, markerer dét livets afslutning. Derfor skal vi passe på de lunger, der sætter os i stand til at trække vejret. Vi skal forebygge, at lungerne bliver syge. Vi skal hjælpe alle dem, hvis lunger alligevel er blevet det. Og vi skal forbedre mulighederne for, at de kan blive helbredt igen.

10-10-2018